杭州市住房保障和房產管理局2023年度文書檔案等整理及數字化項目磋商公告（非政府采購）

本項目主要是要求第三方對杭州市住房保障和房產管理局（以下簡稱市住保房管局）所收集保管的包括文書檔案在內的各類檔案，按照檔案管理的有關標準和要求，完成檔案的規(guī)范化整理、數字化加工及歸檔工作。本項目采取競爭性磋商方式選擇供應商，歡迎符合要求的供應商前來磋商。

一、采購需求

（一）服務期限

自合同簽訂之日起至****-**-**日。

（二）服務內容

主要包括檔案整理、檔案數字化、數據掛接、目錄建庫、條目著錄、數據質檢、系統歸檔等，檔案數量大體如下：***（包括紙質件、電子件），約5400件；聲像檔案（包括照片、錄音錄像等），1000余件；會計檔案，120余冊；行政復議、行政訴訟、行政規(guī)范性文件等類別檔案，約81卷；預售許可檔案（含變更），約350卷；歷年直管公房租賃檔案，約8500卷44000頁（需另補錄數據約16500條）；自建房檔案，約30卷8000頁（具體以實際數量為準）。

（三）整理要求

1.總體要求

①保管期限劃分準確；

②檔號編制準確、規(guī)范，卷內（歸檔)文件目錄項目填(錄)制正確、完整、規(guī)范；

③電子檔案元數據著錄須完整、規(guī)范、準確、詳細。電子檔案原件文件名命名、文件格式應符合相應門類檔案的歸檔整理要求，存儲結構應可通過檔號與元數據建立關聯；

④實體檔案目錄數據庫應符合元數據著錄規(guī)范和要求，數字化副本在文件名命名、文件格式、數字化要求和技術要求上應符合相應門類檔案的歸檔整理要求，存儲結構應可通過檔號與目錄數據建立關聯；

⑤紙質檔案的裝訂符合《紙質歸檔文件裝訂規(guī)范》(DA/T69-2018)要求，推薦釆用線裝法，頁數少的縫紉機軋邊，頁數較厚的采用三孔一線裝訂；備考表填制完整；檔案盒符合國家檔案局標準(WSD-S200031)。

2. 通用要求

①文書檔案：***《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）進行整理，文件材料的保管期限結合國家檔案局第8號令及市住保房管局《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。符合《黨政機關電子公文處理工作辦法》的電子公文，在以電子形式整理歸檔的同時，對其中保管期限為永久和定期30年的，還需另行彩打一套紙質件并作規(guī)范化整理，以留存?zhèn)洳?。歸檔技術要求參照浙江省檔案局《浙江省黨政機關電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，歸檔內容包含原生電子文件及元數據信息，蓋有電子印章的電子公文歸檔時應當去除電子印章的數字簽名信息，只保留圖形。

②照片檔案：***《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T1 ****** 2）進行整理。數碼照片參照《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014））進行整理。檔號結構為：***-ZP·年度-保管期限-照片組號.張?zhí)枴?/p>

③錄音錄像檔案：***《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進行整理。檔號結構為：***-門類代碼·年度-保管期限-件號。元數據著錄參照《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DAT63-2017）標準執(zhí)行。

④預售、直管公房租賃、行政訴訟、行政復議、建房等類別檔案：***、專業(yè)檔案整理標準以及市住保房管局檔案整理有關內部制度文件進行整理。

⑤會計檔案：***《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號）進行整理。

（四）紙質檔案數字化要求

符合國家相關規(guī)定的電子檔案可以電子形式歸檔，其備份彩打的紙質件可不再作數字化加工，其他實體檔案則應通過數字化加工制作數字化副本。數字化加工應參照《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、市住保房管局《紙質房產檔案數字化加工質量標準》執(zhí)行。其中，文書檔案全部采用彩色模式掃描，分辨率應不低于300dpi，存儲格式為JPEG，同時轉換一套多頁雙層PDF格式。

（五）安全保密要求

1.簽訂并嚴格落實安全保密協議書，必須嚴格遵守有關保密規(guī)定，并采取有效措施，確保項目實施過程中檔案的實體安全、信息安全。

2.所有進入加工場地的工作人員實行掛牌制度。杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制、拍照、掃描、留存等行為。

3.本項目制作的數字化產品的所有權歸采購人所有，在未經其同意、授權的情況下，不得擅自備份，不得擅自將產品轉讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔一切經濟和法律責任。

4.進行數據移交時，用于整理檔案的電腦上的數據必須在采購人工作人員的現場監(jiān)督下銷毀，同時項目完成后整理加工使用的電腦硬盤、移動存儲設備留給采購人。

（六）資格條件

1.符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條的規(guī)定；

2.未被“信用中國”（creditchina.****.cn）、***采購網（ccgp.****.cn）列入失信被執(zhí)行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。

3.供應商須具有國家保密局頒發(fā)的國家秘密載體印質資質證書（報名時需提供證書復印件并加蓋公章）。

（七）其他條件

1.項目實施場地由采購人與供應商根據實際情況協商決定。

2.供應商自備整理、數字化加工的軟硬件設備、配件及數據線等。

3.項目開展過程中的一切耗材（水電能耗等除外），如A4紙、墨粉、檔案盒、裝訂線、印油等，由供應商承擔。

4.明確項目實施負責人，不得隨意更換，若確需更換須征得采購人同意。

（八）驗收

采購人成立驗收小組，按照采購合同的約定對供應商履約情況進行驗收。驗收時，按照采購合同的約定對每一項技術、服務、安全標準的履約情況進行確認。驗收結束后，出具驗收書，列明各項標準的驗收情況及項目總體評價，由驗收雙方共同簽署。驗收結果與采購合同約定的資金支付掛鉤。驗收合格的，采購人將根據采購合同的約定及時向供應商支付采購資金；驗收不合格的項目，采購人將依法及時處理。履約驗收的各項資料應當存檔備查。

二、采購預算

23萬元

三、響應文件遞交截止時間

****-**-**日9點30分

四、響應文件遞交地點

市住保房管局720室（杭州市上城區(qū)浣紗路248號平海大廈）

五、響應文件要求

1.供應商提交的響應文件由以下部分組成：

（1）投標人一般情況（附件2）；

（2）初次報價一覽表（附件3）；

（3）磋商響應函（附件4）；

（4）法定代表人資格證明書及法定代表人授權書，同時須附法定代表人和授權委托代表的有效身份證復印件（法定代表人直接參加響應并對響應文件簽字的，只需提供前者）（附件5）；

（5）廉政承諾書（附件6）；

（6）供應商資信文件（格式自擬）；

（7）供應商相關項目業(yè)績，提供類似項目業(yè)績（格式自擬）；

（8）項目整體服務方案，根據本項目需求提供（格式自擬）；

（9）服務實施計劃，根據本項目需求提供（格式自擬）。

2.本項目不允許聯合投標。

3.響應文件有效期：

響應文件及有關承諾文件有效期為磋商開始起60天。

4.競爭性報價

本磋商項目報價以人民幣報價。

5.提交響應文件的要求

（1）響應文件需提交正本一份、副本兩份，按照響應文件組成順序裝訂成冊，正本應由供應商授權代表簽字并蓋公章。（正本、副本必須一致，否則響應無效）（2）響應文件的正本、副本均應用信封分別密封并蓋章。信封上注明項目名稱、供應商名稱和地址、“正本”、“副本”及“不準提前啟封”字樣。

（3）響應文件材料內容必須真實有效。

6.供應商參與人員

各個供應商可派1-2名代表參與磋商。

7.無效磋商

供應商有下列情形之一者，其響應文件將被拒絕：

（1）供應商代表未參加磋商的；

（2）供應商無有效資格證明文件的；

（3）響應文件不按規(guī)定的格式、內容填寫的；

（4）響應文件的技術條件內容與采購項目實質性技術要求有嚴重背離的；

（5）響應文件附有采購人不能接受的條件的；

（6）報價低于平均價格30%以上，由磋商小組要求在規(guī)定時間內提供價格組成說明，未提供或說明不合理的。

六、磋商時間

****-**-**日10點

七、磋商地點

市住保房管局818室（杭州市上城區(qū)浣沙路248號平海大廈）

八、磋商程序

1、磋商由市住保房管局組織，采購人、供應商代表和采購（評審）小組成員參加，全程視頻監(jiān)督。

2、磋商時，由供應商代表們推選的代表檢查競標文件的密封情況，簽字確認無誤后，工作人員將競標文件交采購（評審）小組，采購（評審）小組查驗授權代表身份后，由采購（評審）小組成員逐一與供應商代表進行技術、商務和價格磋商。

3、報價，競標文件的報價為供應商的第一輪報價。第一輪磋商結束后，采購（評審）小組根據報價情況，可要求供應商代表重新報價，但該次報價不得高于上一輪報價，否則為無效競標。

4、磋商內容由市住保房管局工作人員負責記錄，并存檔備查。

九、聯系人：***，電話：****。

附件:***杭州市住房保障和房產管理局2023年度文書檔案等整理數字化項目磋商公告附件.doc

杭州市住房保障和房產管理局

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